Global shippingvirksomhed
Når en virksomhed skifter til en anden IT-platform, kaldes processen for onboarding. Denne proces fik turbo på, da ledelsen hos denne kunde købte selskabet af den tidligere ejer og på blot en måned skulle have sin egen IT-platform.
Denne case omhandler onboading af en global shippingvirksomhed med hovedsæde i Danmark og kontorer i Grækenland, Schweitz, Norge, Chile og USA. Kunden, som har en kompleks IT-infrastruktur og høje krav til servere og support fandt de deres IT-match hos Mentor IT.
Ved årsskiftet købte kunden i denne case den tidligere ejer ud, og skulle på rekordtid etablere sig på en ny. Gennem årene var IT og data smeltet sammen for de to selskaber. Der skulle derfor bygges en helt ny platform, hvor systemer kunne etableres – og data kunne migreres over.
Valg mellem IT-leverandører
I denne case var dialogen allerede var i gang med en anden leverandør, da kunden blev anbefalet at overveje Mentor IT – og de blev hurtigt overbevist om, at Mentor IT var det helt rigtige match:
- Vi var faktisk allerede langt med en anden leverandør, men så fik jeg en reference til Mentor IT med besked om, at de er rigtig dygtige – og dem skulle jeg tage fat i, udtaler virksomhedens Head of Finance, som har ansvaret for samarbejdet med Mentor IT.
Efter et møde med Sales Director Morten Jensen fra Mentor IT, var der ingen tvivl:
- Vi fik en rigtig god præsentation af Morten (Jensen, red.). Han var forståelig og gav et godt overblik. Samtidig var han også forstående over for vores situation med meget korte deadlines. Han virkede troværdig og forstod tydeligt vores behov både nu og langsigtet.
I valget af IT-samarbejdspartner handlede det for denne kunde dog ikke kun om forståelse. Der var også en række tekniske krav, som Mentor IT skulle opfylde:
- Vi har relativt høje krav til eksempelvis specifikationer på servere. Og ikke mindst til support 24/7 for vores globale kontorer. Vi skal kunne ringe med det samme – og supporten skal kunne være på både dansk og engelsk.
Fra aftalen i denne case blev indgået, gik der kun 34 dage, før en ny IT-platform var klar med systemer, applikationer og data. Derudover blev alle medarbejdere i Danmark og globalt migreret til Office 365 og introduceret for den nye IT-infrastruktur:
- Der blev flyttet over 2 millioner filer, +300 gb data og +500,000 transaktioner i regnskabssystemet, hvor vi samtidig opgraderede fra en gammel Microsoft Dynamics NAV 2013-version til Microsoft Dynamics Business Central browserbaseret 2020-version, præciserer virksomhedens Head of Finance i en udtalelse til denne case.
Bekymringer blev mødt med tryghed
I fasen med onboarding melder der sig ofte mange bekymringer i virksomhederne. Intet må blive glemt, og alt skal helst køre på skinner. Denne case og kunde var ingen undtagelse. De almindelige bekymringer om mistede data eller nedetid undervejs blev endda suppleret af nye udfordringer, da onboardingen foregik i en tid, hvor man ikke kunne mødes fysisk:
- Hele corona-situationen bekymrede os selvfølgelig, fordi vi ikke kunne mødes. Det går altid lettere med implementering og træning, hvis man står ved siden af hinanden. Det kræver også svar på henvendelser hurtigt for at skabe tryghed, forklarer kunden i en udtalelse, som fortsættes:
- Det blev løst med masser af møder. Mentor IT er rigtig gode til at skabe et trygt miljø. De prioriterer rigtigt og er på hele tiden, når vi har brug for det. Det er både blevet til sene aftener og tidlige morgener.
En af de større udfordringer i forbindelse med onboardingen af denne kunde var også at sikre en stabil drift med blandt andet 5.000 indkommende e-mails i løbet af en arbejdsdag – samtidig med test, backup og flytning til den nye platform.
Det lykkedes naturligvis. Afslutningen på onboardingen i denne case høster også ros fra kunden, der tidligere har erfaring fra IT-branchen, og dermed kender til mange potentielle udfordringer:
- Vi fik en god overlevering. Det kan være svært at gå fra implementering og ’hyper care’ til almindelig support, uden at noget falder ned mellem to stole. Her oplevede vi igen et rigtig fint flow, hvor vi blev selvkørende samtidig med, at enkelte emner blev holdt åbne og gjort færdige, fortæller kunden og understreger, at den gode oplevelse med Mentor IT er fortsat efter onboardingen.
En klar anbefaling af Mentor IT
Der er ingen tvivl for denne kunde om, at de kommer til at nævne Mentor IT for andre virksomheder – og give den anbefaling videre som sikrede dem selv et velsmurt samarbejde:
- Jeg vil helt sikkert anbefale Mentor IT til andre. De er meget professionelle, løsningsorienterede og fleksible. Morten (Jensen, red.) og Michael (de Medici, red.), som vi havde mest med at gøre, er rigtig gode.
UA-5432723-3